忘年会や新年会の幹事は段取り上手がモテる？幹事をする時にしておきたいポイント15選
2017年もあとわずか。
年末年始になると、忘年会や新年会のシーズンで大忙しな時期かもしれませんが、こんな時だからこそしっかり抑えておきたいのが・・・
「ポイント稼ぎ」です（笑）
はい・・
ポイント稼ぎと一言で言っても、実は多岐に渡っていまして、
- 上司や同僚の信用ポイントを稼ぐ。
- クレジットカードのポイントを稼ぐ。
そして・・
- 異性のポイントを稼ぐ。
です。
この3つのポイントを上手く稼げる方法について、管理人の経験談を元に15個のポイントにまとめましたので、是非参考にして下さいね。
忘年会のお店探し 参加者の趣味嗜好を抑えよう！
まず最初に外してはいけないのが、「参加者のリスト作成」です。
忘年会の中心は参加者全員です、幹事が盛り上げ役となるのは当然ですが、幹事が目立つようではいけません。
幹事は、黒子役くらいでちょうどよいのです。
忘年会のお店探しをする際に、参加者に合わせた趣味嗜好をしっかりと把握しておくようにしましょう。
例えば、参加者が女性が多い場合は、女性が喜びそうな高層ビルの飲み屋さんだったり、完全個室で気兼ねなく料理が楽しめるようなお店が良いかもしれません。
また、ブーツを履いている女性も多いですから、靴を脱がずに忘年会や新年会を楽しめるお店だとなお良いのでは無いでしょうか。
（あとブーツだと靴の中が蒸れますので・・・臭いを気にする女性もいますので、その点も配慮に入れると加点ポイントでは無いでしょうか。
参加者リストがある程度できれば、会場を予約します。
ただし、もっと良い方法として「会場を一度下見にいく」事です。
実は、下見に行くとなると、ちょっと面倒・・と感じられる方がいらっしゃるかもしれませんが、超重要なポイントでかつ面倒を楽しくする方法があります！
それは・・
「小幹事に異性（出来れば気になっている人や人気者を選ぶのが良い）を選択し、一緒に付いてきてもらえるようにする」
方法です。
会場下見だと相手には思わせておいて、実はデートの延長線・・
あなたが得する事は間違いないですし、相手からしても下見までして幹事をするあなたの評価が上がるのでは無いでしょうか。
また、会場をチェックする以外にも、小幹事を用意していくと良いのが、「もしもの場合に備えて」という点です。
年末年始、一番怖いのがインフルエンザやウィルス系などの蔓延です・・
特に子供がいる家庭では、インフルエンザを学校などからもらってくる可能性も高いので、自分も知らずのうちの病気をしてしまう・・なんて事もあります。
当日、病欠となっても小幹事がいれば、安心して任せられますし、自分で段取りしていた事を実現してもらえますので、一人で幹事をせずに、補佐役を付けるようにはしましょう。
予算の確保
参加者リストを決めると同時に、予算の確認は必ず行うようにしましょう。
例えば一人頭いくらになるのか？を計算する際に、会社の交際費や上司から多めに出してもらえるのか？など金額が変わる事があります。
段取り上手な幹事は、お金の計算も間違いなく、またトラブルなく行えるものです。
ここで段取りベタになってしまうと、「大丈夫か？？」と周りに余計な心配を与えてしまいますので、気をつけましょう。
予約時に確認したいポイント
ここで予約時にお店に確認したいポイントについてですが、
- 個室の有無、テーブルの配置（下見する前にも確認がグッド）
- 掘りごたつやテーブルなどの確認
- 料理やドリンクの内容がネットと相違無いか。
- キャンセル料の確認（料理のみのキャンセルとなるかも確認しておきましょう）
- 備品などの貸出可能なものを確認
- クーポンの有無（幹事無料のセットなどお多くあります。）
などは、最低限押さえておきたいポイントです。
忘年会の企画を考える
忘年会の日取り、参加者の取りまとめ、そして予約までを終えたら、予約したお店のキャパで出来る企画を考える必要があります。
周りにもお客様がいらっしゃる状況なのか？それとも完全個室なのか？でも全くやり方は変わってきますので、やはり下見にいかれるのがベターでは無いでしょうか。
シナリオを描く
企画を考えるにあたり、最初にシナリオの作成を行いましょう。
シナリオは、エクセルなどを使って、詳細に司会が変わっても使えるようなモノを用意しておくと、より安心です。
段取りとしては、
- お金の徴収、領収書の発行が必要か確認
- 最初に上司の挨拶
- 乾杯の発声
- 歓談
- 企画もの
- 締めの挨拶、一本締めなど
が一般的な流れでは無いでしょうか。また、上司の挨拶と乾杯の発声も別の人で分けておくと良いかもしれませんね。
意外に大事、小銭の用意や会費の徴収方法
お金のトラブルは、信頼関係を大きく損ないます・・お金の準備をしっかり出来ていると安心感にも繋がります。
小銭の用意をしておいたり、いつでも両替できる準備をしておく事は、とても大切な事です。また、会費の徴収時に参加者リストを用意しておくと、徴収漏れや二重徴収とならないので、用意しておきましょう。
席順を決めておく
シナリオと同じくらい大事なのが、席順です。
席順が重要なのは、上座、下座とあるくらい、日本古来の古風な名残がありますので、気にする方は、とても気にします。
特に会社の飲み会となると、しっかりしているかどうかで、上司からの評価も変わってくる事もあります。
また、席の配置で親しい人ばかり近づけてしまうと、場全体の盛り上がりに欠ける可能性もありますので、美味い塩梅を見せれるかは、日頃から職場でどれだけ周りの方とコミュニケーションを取っているか？？にかかってくるのでは無いでしょうか。
企画の準備
続いて、企画の準備ですが、簡単な司会グッズを用意して盛り上げたり、小道具を用意して盛り上げるのも良いですし、芸達者な同僚にお願いしてみるのも1つかもしれません。
芸達者な方たちは、普段芸を披露する機会があまりありませんので、このような機会を用意されるととても喜びますので、積極的に声をかけて相談されるのが良いでしょうね。
ただし、時間が長引くと、参加者受けが悪くなりますので、5分前後で終わるものを用意した方が良いでしょう。
二次会の企画も一緒に考えておく？？
最近は二次会を用意する忘年会や新年会も減っていると聞いた事がありますが、会社として二次会を用意するだけでなく、忘年会や新年会の会場周りには二次会にオススメの場所がありますという情報だけでも知りたい方もいらっしゃいます。
そのような方のためにも、二次会を企画するべきか、それとも情報提供のみで良いか？？を準備しておくと、段取り上手だと見られますのでオススメです。
一番よろしく無いのが、
「当日の流れで決めるか・・・」
とノープランな事です。
せっかく良い流れで一次会を終える事ができても、二次会が決まらず寒空の中に放り出されるのは、本当に辛いです・・
いかなる場合でもすぐに対応できるように、一次会の様子を見ながらでも良いですので、是非様々なシミュレーションをしておきましょう。
当日に向けてシミュレーションしましょう。
さて、ここまで準備を重ねてくれば、あとは当日を迎えるだけ。
忘れ物のないように、当日用意するものをもう一度おさらいしておきましょう。
- 参加者リスト（入金管理ができるようにしておきましょう）
- 備品リスト
- 二次会候補リスト
- シナリオ（挨拶や乾杯は事前に依頼を済ませておきましょう）
- 両替、小銭
- その他必要なもの
準備万端でい会場へ！
幹事はできるだけ早く準備をしたいものです、出来れば集合時間の1時間前には会場入りし挨拶を済ませておきましょう。また、テーブルなどの配置を確認し、打ち合わせをしておくと良いでしょう。
会場入りされた方たちに、入場口で先にお金を徴収するようにしましょう。
あとで徴収となると、お互い酔っ払ってしまって、徴収漏れがあったり、トラブルを招く可能性がありますので、オススメできません。
集めたお金で会計する際にクレジットカードを使う！
ここまで一つ目の信頼ポイントを増やすという事について書いてきましたけど、ここで二つ目のポイントを貯める方法についてです。
管理人がよくする方法ですが、クレジットカードで支払をします。クレジットカードを使えば、同じ料金でもポイントが加算されます。加算されたポイントでお買い物が出来たりしますし、とっても便利です。
金額も数万～10万円単位となりますので、けっこうポイントが溜まってお得です。
さらに裏テク 賛否両論ありますが・・
クレジットカードを使うともう一つのメリットして「集めた現金は手元に残り、支払は口座引き落とし」になります。
手元に残った現金ですが、管理人の場合「口座に戻さず、自分の裏金として持っておくようにしています」ので、支払は銀行口座のお金が減るだけです。
一括払いにしていれば、支払は手数料もかかりませんので、何もリスクはありません・・
ただし、一つだけハードルがあるのが、銀行口座から引き落としするのを妻が管理している場合です。管理する家庭の場合は、カードの明細を隅々までチェックします。
その場合は、お金を口座に入れておく方が賢いかもしれませんが、管理人の場合はそのようなチェックがないので、ポッケナイナイしています・・
小幹事やスタッフに配慮する
幹事になると、なかなか食事が取れなかったり、飲めなかったりします。幹事はそのような状況でもある程度我慢が必要ですが、小幹事に同じような思いをさせないように、食事やドリンクを勧めてあげるようにしましょう。
遠慮がちな方も多いですが、勧めてくれると嬉しいものですし、幹事であっても一緒に盛り上がるような設えを目指しましょう。
酔っぱらいの介護も幹事の仕事
出来れば何事もなく、みんなが楽しんで散会・・となるのが一番ですが、そのように出来ない事があったり、中には飲みすぎて介護が必要という方もいます。
その場合に、速やかにタクシーの手配だったり、介抱してあげる事が出来れば、とても段取り上手な幹事と信用を高めます。
逆に幹事自体が飲みすぎて、グダグダになった・・という会も少なくありませんので、幹事は飲みすぎない事が大事・・という事は忘れないで下さい。
会場の撤収はスムーズに
参加者への配慮はもちろん大切なのですが、同等に会場スタッフへの配慮ができると、とても良い幹事となります。
お店の方は忙しく動き回り、精一杯のフォロー、接客に努めています、そのスタッフへ細かな労いが出来ると、大変喜ばれます。
その1つとして「時間を守る事」は大切なポイントです。
年末年始はお店としては稼ぎ時ですし、18時からお客様を入れている場合は、次に20時の予約、そしてアフターの22時と出来るだけ予約を詰め込みたいものです。
長く居座られると、段取りが来るってしまいますので、よくありません。会場の都合もありますので、是非スムーズに撤収することが出来るか？？はポイントが高いです。
二次会の段取り
ここまで一次会の段取りについてまとめてきましたが、二次会の段取りも円滑にして、さらなる幹事の評価を上げたいところです。
二次会への参加は事前に確認できれば一番ですが、最終は一次会の歓談時間などを使って、一人ずつチェックしていくようにしましょう。
また、時間によっては「終電の時間を気にしておく」事も忘れないようにしましょう。
最寄り駅の終電、連絡線の場合などは主要都市までの最終電車の時間などを、先にまとめておくと親切かもしれませんね。
全てが終われば、最後にお礼の挨拶を
当日の段取りが全て終わり、後日になりますが、参加者に対してお礼のメールもしくは顔を合わす機会があれば、参加に対するお礼を伝えるのも忘れないようにしましょう。
その時に、相手から「とても良かったよ」と言ってもらえるかどうかは、当日の出来だけでなく、事前準備そして最後のお礼までを含めて決まってきますので・・
最後まで気を抜かずに進めていきましょう。
以上、忘年会や新年会の幹事をされる方必見、幹事をする時に抑えたいポイント15選でした。
是非、段取り上手な幹事になり、忘年会や新年会の黒子役に徹しながら上司や同僚、部下、異性からのポイント稼ぎ、そしてクレジットカードのポイントを稼いで下さいね。
